10 recomendaciones para organizar un congreso

Publicado el 30 de mayo del 2017 a las 05:42:46 en la categoría Foro UniVO y Congresos por Ramón Aragón










Un congreso podría definirse como una reunión en donde varios oradores exponen y debaten sobre algún tema específico. Generalmente este tipo de evento se organiza con mucho tiempo de anticipación, para cierta cantidad de personas (muchas veces más de 100) en un salón o auditorio de gran capacidad y siguiendo una logística impecable.

Si aún no tienes mucha experiencia en la organización de este tipo de eventos, he aquí las mejores recomendaciones para que esta tarea sea más divertida y tu congreso resulte memorable para los participantes desde el momento en que se inscriben hasta el networking o coffee break final.

Qué necesito para organizar un congreso

  • Definir fecha y lugar. Reservar con tiempo el salón o auditorio.
  • Conseguir buenos oradores: Capacitados y profesionales que sepan expresar sus conocimientos.
  • Hacer alianzas con sponsors o patrocinadores.
  • Vender online entradas anticipadas: Ofrecer descuentos y promociones.
  • Alquilar equipos de sonido, calefacción, catering, etc.
  • Enviar invitaciones vía email a determinadas personas que quieras que participen del evento.
  • Promocionar el congreso gratuitamente a través de redes sociales, sitios de prensa, diarios, blogs, etc.
  • Agilizar el ingreso de las personas el día del congreso. Acreditar participantes rápidamente.
  • Contratar un servicio de catering o coffee break. Ten en cuenta que este tipo de eventos suelen ser extensos. Programa descansos para oradores y participantes.
  • Idear un espacio de interacción y networking al final del congreso.

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Consejo extra:

Ante todo, te sugiero conservar la calma, ser ordenado, proponerte cada día un objetivo e ir poco a poco cumpliendo el plan.

 

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