¿Cómo organizar un congreso paso a paso?

Publicado el 15 de junio del 2017 a las 07:16:10 en la categoría Foro UniVO y Congresos por Ramón Aragón Mladosich










Si has pensado en realizar un congreso, es importante que tengas en cuenta una serie de elementos. Por ello, hoy queremos darte una serie de consejos o recomendaciones para que puedes realizar un evento de éxito y que cada uno de los participantes disfrute de una gran experiencia desde el principio hasta el final.

En primer lugar, debes saber el tipo de congreso que quieres realizar. Normalmente, un acto de estas características se desarrolla gracias a la participación de varios ponentes que debaten y exponen sobre un determinado tema. Es importante, empezar la organización del congreso con la suficiente antelación para cerrar y contratar cada uno de los elementos necesarios. Cuida la puesta en escena, busca auditorios o salones de gran tamaño garantizando así una logística excelente. Los pasos a seguir serán los siguientes.

  1. Escoge bien la fecha y el lugar. Es fundamental que planifiques con tiempo y valores el mes y día adecuado para el desarrollo del acto. Visita varios escenarios y reserva el lugar que más se adecue a tu objetivo.
  2. Contrata a varios ponentes u oradores profesionales y con experiencia para transmitir sus conocimientos y aportar ese plus de valor al evento.
  3. Cuida el mobiliario y los elementos técnicos. Planifica con suficiente antelación el número de asistentes, las sillas adecuadas, mesas, atriles, escenario…Y es básico contar con los equipos audiovisuales necesarios. Alquila la iluminación, el sonido, altavoces, micrófonos, edición…
  4. Cuenta si es posible con patrocinadores e intenta crear alianzas con sponsors que favorezcan el éxito del evento.
  5. Contrata un servicio de catering. Piensa en los breaks y cuenta con mesas de café y aperitivos que hagan que el congreso sea más ameno.
  6. Desarrolla el programa de contenidos.
  7. Vende entradas anticipadas de forma online con descuentos y promociones y envía invitaciones a determinados asistentes.
  8. Planifica los actos de presentación del congreso ante la prensa y promociónalo en las redes sociales, blogs…
  9. Crea un espacio de interacción y networking al acabar el congreso.
  10. Entrega obsequios y detalles para los participantes

 

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